كيف تصمم غرفة اجتماعات مثالية؟
الاجتماعات ركيزة مهمة في العمليات اليومية للمنشآت ومن خلالها ينجز الموظف كثير من مهامّه.
الأمر الذي يشجع على التفكير في غرفة الاجتماعات على نطاق أوسع من مساحة ضيقة تتوسطها طاولة ضخمة وكراسي غير مريحة.
في هذه التدوينة نشارك معكم أهم عناصر تصميم وتأثيث غرف الاجتماعات ودعمها بالميزات التي تؤثر بشكل مباشر على أداء الموظفين وإبداعهم.
عند تصميم غرف الاجتماعات يجب البدء أولًا باختيار الغرض منها واستخداماتها. قد يلفت انتباهك عند زيارة المنشآت الضخمة تنوع غرف الاجتماعات فيها. في كلّ دور أو قسم ستجد منها الصغيرة جدًا وأخرى تمتد بطول عدة مكاتب. هذه علامة تصميم جيّد وتوظيف المساحات لتدعم غرف الاجتماعات. وهذا يعني أيضا أن تصميم الغرف لم يأتِ كفكرة متأخرة.
إذا كنا سنقسم الغرف ومساحاتها تبعا لاستخدامها سيكون لدينا التصنيفات التالية:
– غرف للتركيز والمكالمات الهاتفية والاجتماعات عبر الانترنت، هذه الغرف الصغيرة صالحة لموظف واحد أو اثنين على الأكثر.
– غرف لاجتماعات المجموعات الصغيرة (٣-٤ أشخاص)، وجلسات العصف الذهني والتعلم والأنشطة الإبداعية.
– غرف اجتماعات للاجتماعات الداخلية الرسمية، قد تكون هذه الغرف مناسبة للاجتماع على مستوى الإدارات والأقسام الفرعية.
– غرف اجتماعات كبيرة لعقد اجتماعات رسمية أكبر كاجتماعات مجالس الإدارة، وعقد الاجتماعات مع العملاء أو الزوار الخارجيين.
إن تخصيص مساحات الاجتماعات بهذه الطريقة لا يساعدك في تصميمها وتأثيثها فقط، بل يمتد لتعريفها في نظام المنشأة الداخلي وإتاحتها للحجز.
بعد تحديد الغرض من غرفة الاجتماعات وتصنيفها تأتي مرحلة التخطيط للمساحة وتصميمها. العنصر الأساسي في هذه العملية: الموظف! ستكون هذه الغرفة للأشخاص الذين يستخدمونها ويقضون فيها جزء كبير من وقتهم خلال العمل. يجب أن تكون كل زاوية من منشأتك مستغلة بشكل كامل لتخدم أهدافك وتحقق أعلى قدر من الإنتاجية لموظفيك.
قبل اختيار الطاولات والكراسي والتقنيات المستخدمة، تحقق من مرونة الغرفة وقدرتها على التكيف مع احتياجات الموظفين المختلفة. وهذا مهمّ جدا في مكاتب المنشآت ذات المساحة المحدودة.
بالعودة للفقرة السابقة وتبعًا للتصنيفات التي حددناها لغرف الاجتماعات سيكون لكل منها التصميم التالي:
– غرف التركيز لا تتطلب الكثير من قطع الأثاث، يكفي وجود طاولة بارتفاع مناسب وكرسي مريح وتهوية وإضاءة جيدة.
– غرف الاجتماعات للمجموعات الصغيرة وجلسات العصف الذهني والتعلم يمكن تصميمها بنمط الفصل الدراسي، طاولة بعدد مناسب من الكرسي وشاشة على الجدار للعروض والاجتماعات الافتراضية، مع إتاحة سهولة الحركة والوصول للمخرج.
– غرف الاجتماعات الداخلية، يتوسط هذه الغرفة طاولة مستطيلة أو بيضاوية الشكل، مع مجموعة كراسي بعدد مناسب يتم ترتيبها بحيث يمكن للحضور رؤية شاشة العرض. يناسب هذه الغرف وجود مخرجين لتسهيل حركة الموظفين واستيعاب دخولهم وخروجهم خلال الاجتماعات دون إزعاج أو فوضى.
– غرف الاجتماعات الكبيرة للاجتماعات الرسمية على مستوى المنشأة أو خارجية مع العملاء. هذه الغرف تتطلب نوع متخصص من الأثاث وغالبا تكون الطاولات مصنوعة من خامات أفخم وكذلك الكراسي لتناسب احتياجات هذه المساحة. يتم إنشاء هذه الغرفة في منطقة تتوسط المكاتب بإضاءة وتهوية جيدة تناسب استيعاب عدد ١٥-٤٠ شخص.
بالإضافة للطاولات والكراسي يمكن إضافة أثاث لدعم الاجتماعات. مثلا في الغرف الكبيرة يمكن إضافة طاولة إضافية للمشروبات والوجبات الخفيفة يسهل الوصول إليها خلال الاجتماع. وقد تحتوي غرف الاجتماعات على مقاعد صوفا في طرفها للأحاديث الجانبية وفترات الاستراحة.
يمكن تحديد أماكن التمديدات الكهربائية والأجهزة والتقنيات المستخدمة بعد اعتماد الغرض من غرفة الاجتماعات وتخطيطها. السرّ في نجاح هذه المرحلة هو الحرص على كفاءة أداء مستخدمي الغرفة وضمان راحتهم.
تأكد من توفر العناصر التالية:
– توفير مقابس كهربائية مناسبة لعدد الأفراد والأجهزة في الغرفة وتسهيل الوصول إليها.
– توفير اتصال ثابت بالإنترنت طوال الوقت.
– تقليل استخدام الأسلاك والتوصيلات الداخلية حول مساحة الاجتماع.
– توفير شاشة عرض تفاعلية مناسبة لحجم الغرفة وعدد المستخدمين.
– ربط التقنيات المستخدمة في غرفة الاجتماعات وتسجيلها ضمن شبكة الانترنت الداخلية.
– ضبط الصوت والأجهزة المصاحبة للاجتماعات الافتراضية.
يتم التغاضي عن تفاصيل الألوان وخامات الأثاث في غرف الاجتماعات ربما لكونها مغلقة وبعيدة عن المكاتب الشخصية. وهذا يتعارض مع رأي المتخصصين في أن لون الغرفة يؤثر بشكل مباشر على حالة الموظف المزاجية ومستوى الإنتاجية لديه. لقد وجدت الدراسات أن الألوان: الأبيض والرمادي والبيج تثير مشاعر الحزن لدى الموظفين خصوصا عندما يكونون عالقين طوال اليوم تحت أضواء الفلورسنت. بينما تعمل الألوان الهادئة مثل درجات الأزرق والأخضر على تعزيز الإنتاجية والتركيز والاسترخاء. تعطي هذه الألوان الانسان شعورًا بوجوده في الخارج، وسط الطبيعة، وهذه رفاهية يحتاجها في يوم العمل. كما ثبت أيضا أثر الألوان الزاهية مثل الأصفر ودرجات من الأحمر لتحفيز الابتكار والنشاط.
بعد اختيار الألوان المناسبة يأتي التركيز على الأثاث كخطوة تالية. وفي هذا الخصوص نقترح عليك اختيار قطع متعددة الاستخدامات عندما تملك غرفة اجتماعات واحدة، فهي تارة مناسبة لاجتماعات رسمية وتارة أخرى مناسبة للاجتماعات العفوية وجلسات العصف الذهني والتعلم.
تحتاج في غرفة الاجتماعات إلى كراسي مريحة مصنوعة من خامات مستدامة تحتمل كثرة الاستخدام والصيانة والتنظيف المتكرر.
لا يقتصر الاهتمام بتفاصيل الأثاث على خاماتها فقط، بل يجب التنبه لعناصر أخرى مثل ارتفاع الطاولات ومناسبته لساعات العمل الطويلة ومرونة الكراسي وحركتها حول المكان. مع الانتباه أيضا لنوع الإضاءة وتوزيعها وتهوية الغرف وتبريدها.
في هذه الخطوة الأخيرة نذكر بأهمية تصميم وتأثيث أي جزء من مساحة العمل والمكاتب بشكل مرن بحيث يتكيف مع التغييرات في المنشأة ويقبل سيناريوهات العمل المختلفة. قد تتحول غرفة اجتماعات إلى مكاتب مؤقتة مثلا، أو يتم تحريك الأثاث بداخلها لتصبح مساحة تعلم لعدد من الموظفين.
فكر دائما باقتناء أثاث يناسب هذه التغييرات ويصمم بجودة عالية تسمح لك بإعادة البناء.
الاجتماعات ركيزة مهمة في العمليات اليومية للمنشآت ومن خلالها ينجز الموظف كثير من مهامّه.
الأمر الذي يشجع على التفكير في غرفة الاجتماعات على نطاق أوسع من مساحة ضيقة تتوسطها طاولة ضخمة وكراسي غير مريحة.
في هذه التدوينة نشارك معكم أهم عناصر تصميم وتأثيث غرف الاجتماعات ودعمها بالميزات التي تؤثر بشكل مباشر على أداء الموظفين وإبداعهم.
أولًا: تحديد طبيعة الاجتماعات
عند تصميم غرف الاجتماعات يجب البدء أولًا باختيار الغرض منها واستخداماتها. قد يلفت انتباهك عند زيارة المنشآت الضخمة تنوع غرف الاجتماعات فيها. في كلّ دور أو قسم ستجد منها الصغيرة جدًا وأخرى تمتد بطول عدة مكاتب. هذه علامة تصميم جيّد وتوظيف المساحات لتدعم غرف الاجتماعات. وهذا يعني أيضا أن تصميم الغرف لم يأتِ كفكرة متأخرة.
إذا كنا سنقسم الغرف ومساحاتها تبعا لاستخدامها سيكون لدينا التصنيفات التالية:
– غرف للتركيز والمكالمات الهاتفية والاجتماعات عبر الانترنت، هذه الغرف الصغيرة صالحة لموظف واحد أو اثنين على الأكثر.
– غرف لاجتماعات المجموعات الصغيرة (٣-٤ أشخاص)، وجلسات العصف الذهني والتعلم والأنشطة الإبداعية.
– غرف اجتماعات للاجتماعات الداخلية الرسمية، قد تكون هذه الغرف مناسبة للاجتماع على مستوى الإدارات والأقسام الفرعية.
– غرف اجتماعات كبيرة لعقد اجتماعات رسمية أكبر كاجتماعات مجالس الإدارة، وعقد الاجتماعات مع العملاء أو الزوار الخارجيين.
إن تخصيص مساحات الاجتماعات بهذه الطريقة لا يساعدك في تصميمها وتأثيثها فقط، بل يمتد لتعريفها في نظام المنشأة الداخلي وإتاحتها للحجز.
ثانيا: تصميم المساحة
بعد تحديد الغرض من غرفة الاجتماعات وتصنيفها تأتي مرحلة التخطيط للمساحة وتصميمها. العنصر الأساسي في هذه العملية: الموظف! ستكون هذه الغرفة للأشخاص الذين يستخدمونها ويقضون فيها جزء كبير من وقتهم خلال العمل. يجب أن تكون كل زاوية من منشأتك مستغلة بشكل كامل لتخدم أهدافك وتحقق أعلى قدر من الإنتاجية لموظفيك.
قبل اختيار الطاولات والكراسي والتقنيات المستخدمة، تحقق من مرونة الغرفة وقدرتها على التكيف مع احتياجات الموظفين المختلفة. وهذا مهمّ جدا في مكاتب المنشآت ذات المساحة المحدودة.
بالعودة للفقرة السابقة وتبعًا للتصنيفات التي حددناها لغرف الاجتماعات سيكون لكل منها التصميم التالي:
– غرف التركيز لا تتطلب الكثير من قطع الأثاث، يكفي وجود طاولة بارتفاع مناسب وكرسي مريح وتهوية وإضاءة جيدة.
– غرف الاجتماعات للمجموعات الصغيرة وجلسات العصف الذهني والتعلم يمكن تصميمها بنمط الفصل الدراسي، طاولة بعدد مناسب من الكرسي وشاشة على الجدار للعروض والاجتماعات الافتراضية، مع إتاحة سهولة الحركة والوصول للمخرج.
– غرف الاجتماعات الداخلية، يتوسط هذه الغرفة طاولة مستطيلة أو بيضاوية الشكل، مع مجموعة كراسي بعدد مناسب يتم ترتيبها بحيث يمكن للحضور رؤية شاشة العرض. يناسب هذه الغرف وجود مخرجين لتسهيل حركة الموظفين واستيعاب دخولهم وخروجهم خلال الاجتماعات دون إزعاج أو فوضى.
– غرف الاجتماعات الكبيرة للاجتماعات الرسمية على مستوى المنشأة أو خارجية مع العملاء. هذه الغرف تتطلب نوع متخصص من الأثاث وغالبا تكون الطاولات مصنوعة من خامات أفخم وكذلك الكراسي لتناسب احتياجات هذه المساحة. يتم إنشاء هذه الغرفة في منطقة تتوسط المكاتب بإضاءة وتهوية جيدة تناسب استيعاب عدد ١٥-٤٠ شخص.
بالإضافة للطاولات والكراسي يمكن إضافة أثاث لدعم الاجتماعات. مثلا في الغرف الكبيرة يمكن إضافة طاولة إضافية للمشروبات والوجبات الخفيفة يسهل الوصول إليها خلال الاجتماع. وقد تحتوي غرف الاجتماعات على مقاعد صوفا في طرفها للأحاديث الجانبية وفترات الاستراحة.
ثالثا: التمديدات الكهربائية والتقنيات
يمكن تحديد أماكن التمديدات الكهربائية والأجهزة والتقنيات المستخدمة بعد اعتماد الغرض من غرفة الاجتماعات وتخطيطها. السرّ في نجاح هذه المرحلة هو الحرص على كفاءة أداء مستخدمي الغرفة وضمان راحتهم.
تأكد من توفر العناصر التالية:
– توفير مقابس كهربائية مناسبة لعدد الأفراد والأجهزة في الغرفة وتسهيل الوصول إليها.
– توفير اتصال ثابت بالإنترنت طوال الوقت.
– تقليل استخدام الأسلاك والتوصيلات الداخلية حول مساحة الاجتماع.
– توفير شاشة عرض تفاعلية مناسبة لحجم الغرفة وعدد المستخدمين.
– ربط التقنيات المستخدمة في غرفة الاجتماعات وتسجيلها ضمن شبكة الانترنت الداخلية.
– ضبط الصوت والأجهزة المصاحبة للاجتماعات الافتراضية.
رابعًا: الألوان والأثاث
يتم التغاضي عن تفاصيل الألوان وخامات الأثاث في غرف الاجتماعات ربما لكونها مغلقة وبعيدة عن المكاتب الشخصية. وهذا يتعارض مع رأي المتخصصين في أن لون الغرفة يؤثر بشكل مباشر على حالة الموظف المزاجية ومستوى الإنتاجية لديه. لقد وجدت الدراسات أن الألوان: الأبيض والرمادي والبيج تثير مشاعر الحزن لدى الموظفين خصوصا عندما يكونون عالقين طوال اليوم تحت أضواء الفلورسنت. بينما تعمل الألوان الهادئة مثل درجات الأزرق والأخضر على تعزيز الإنتاجية والتركيز والاسترخاء. تعطي هذه الألوان الانسان شعورًا بوجوده في الخارج، وسط الطبيعة، وهذه رفاهية يحتاجها في يوم العمل. كما ثبت أيضا أثر الألوان الزاهية مثل الأصفر ودرجات من الأحمر لتحفيز الابتكار والنشاط.
بعد اختيار الألوان المناسبة يأتي التركيز على الأثاث كخطوة تالية. وفي هذا الخصوص نقترح عليك اختيار قطع متعددة الاستخدامات عندما تملك غرفة اجتماعات واحدة، فهي تارة مناسبة لاجتماعات رسمية وتارة أخرى مناسبة للاجتماعات العفوية وجلسات العصف الذهني والتعلم.
تحتاج في غرفة الاجتماعات إلى كراسي مريحة مصنوعة من خامات مستدامة تحتمل كثرة الاستخدام والصيانة والتنظيف المتكرر.
لا يقتصر الاهتمام بتفاصيل الأثاث على خاماتها فقط، بل يجب التنبه لعناصر أخرى مثل ارتفاع الطاولات ومناسبته لساعات العمل الطويلة ومرونة الكراسي وحركتها حول المكان. مع الانتباه أيضا لنوع الإضاءة وتوزيعها وتهوية الغرف وتبريدها.
خامسا: المرونة وسهولة التغيير
في هذه الخطوة الأخيرة نذكر بأهمية تصميم وتأثيث أي جزء من مساحة العمل والمكاتب بشكل مرن بحيث يتكيف مع التغييرات في المنشأة ويقبل سيناريوهات العمل المختلفة. قد تتحول غرفة اجتماعات إلى مكاتب مؤقتة مثلا، أو يتم تحريك الأثاث بداخلها لتصبح مساحة تعلم لعدد من الموظفين.
فكر دائما باقتناء أثاث يناسب هذه التغييرات ويصمم بجودة عالية تسمح لك بإعادة البناء.