​كيف تنتقل لمكتب جديد بسهولة وسلاسة؟

يمرّ عالم الأعمال بتغييرات مختلفة أثرت على الطريقة التي نعمل بها ونتواجد داخل المكاتب. هذه التغييرات تتطلب مرونة عالية واستعدادًا للانتقال لأنواع جديدة من مساحات العمل. وفي كل مرة تتجه منشأة لتغيير مقرها أو طريقة تنظيم مكاتب موظفيها تكون أمام عملية انتقال. سواء كنت ستنتقل إلى مساحة مصممة مسبقًا أو مساحة جديدة كليا، تحتاج إلى التخطيط والإعداد والتواصل مع موظفيك لتجهيزهم لهذه المرحلة والمحافظة على سير الأمور بسلاسة قدر الإمكان.

في هذه التدوينة جهزنا لك قائمة بخطوات ومتطلبات أساسية للانتقال.

المرحلة الأولى: التخطيط

عندما تكون الخطة مثالية سيكون لديك حوالي ٦-١٢ شهرًا قبل الانتقال، وفي كل الأحوال وحتى لو كان الوقت المتاح أقلّ من ذلك بكثير لا تستبعد مرحلة التخطيط. هذه المرحلة تشمل الخطوات التالية:

1. اختيار فريق لتنظيم عملية النقل.
2. مراجعة المساحة الحالية والأثاث لتفقد أي قطع بحاجة لصيانة أو تنظيف قبل النقل.
3. مراجعة المساحة المستقبلية والحصول على مخطط تفصيلي لها يحتوي على تفاصيل المداخل والمخارج، والنوافذ والأبواب ومقابس الكهرباء.
4. الحصول على عروض متنوعة من شركات النقل للتعرف على أفضل الخدمات مقابل تسعيرة مناسبة.
5. إبلاغ قسم التقنية بمعلومات النقل لمناقشة نقل الأجهزة والمعدات في الوقت المناسب.

المرحلة الثانية: إبلاغ الموظفين

عند تأكيد الموعد النهائي للانتقال من الضروري إبلاغ الموظفين وأي أطراف داخلية وخارجية قد تتأثر بانتقالك.

هذه المرحلة تشمل الخطوات التالية:

1. إبلاغ كافة فرق العمل بتاريخ الانتقال ومقر المكتب الجديد.
2. توفير المواد وأدوات التخزين المناسبة للموظفين لنقل أغراضهم الشخصية.
3. إعداد قائمة للنقل وتحديد أي المكاتب ستبدأ بنقلها أولًا.
4. التواصل مع شركة النقل التي اخترتها لترتيب وإعداد إجراءات النقل.
5. إبلاغ أي جهات خارجية وتزويدهم بعنوان المكتب الجديد مثل: مزودي خدمة الانترنت، وشركات الهاتف، وشركات التموين وأي خدمات تستفيد منها المنشأة.

المرحلة الثالثة: التحضير للنقل

تسبق مرحلة التحضير موعد الانتقال الفعلي بوقت قصير وتشمل الخطوات التالية:

1. إنشاء قائمة جرد للأثاث المكتبي الموجود.
2. استشارة مزود الأثاث الذي عملت معه سابقًا لتوفير أي قطع إضافية أو صيانة للأثاث الحالي قبل النقل.
3. تحديد رموز رقمية أو بالألوان لكل قسم في الشركة وتخصيصها لصناديق وأغراض الموظفين العاملين هناك.
4. تعيين رقم محدد لكل موظف لتسهيل نقل أغراضه إلى المقر الجديد.
5. حجز خدمات التنظيف للمكتب الحالي والمكاتب الجديد.
6. تنبيه الموظفين عبر البريد الإلكتروني بضرورة إزالة أي أغراض شخصية أو تجهيزها للنقل وإخلاء المسؤولية تجاه أي إهمال.
7. تنبيه الموظفين لضرورة النسخ الاحتياطي لملفات الكمبيوتر والبريد الإلكتروني قبل نقل الأجهزة.

المرحلة الرابعة: النقل

إذا مرت المراحل السابقة بسلاسة وسهولة ستصل إلى هنا بلا صعوبات! قد تستمر مرحلة النقل الفعلية يوم أو عدة أيام بحسب حجم المنشأة وحتى تكتمل تمامًا ينبغي الانتباه للخطوات التالية:

1. عقد اجتماع عام مع موظفيك لإعلان النقل النهائي وتوديع المساحة الحالية.
2. متابعة النقل مع شركة الشحن المتخصصة والاستعانة بفريق من مزود الأثاث إذا تطلب الأمر ذلك.
3. التحقق من وصول خدمات الانترنت والهاتف في المقر الجديد.
4. وجود فريق مخصص لإدارة ومراقبة عملية النقل ووضع الأثاث والمكاتب في مواقعها الصحيح.
5. التأكد من مناسبة ترتيب وتنظيم الأثاث في المقر الجديد ومطابقته للمخطط الذي عملت عليه سابقًا.

المرحلة الخامسة: احتفل بمقرك الجديد!

بعد الوصول للمقر الجديد ونقل كافة المكاتب والأغراض الشخصية تحقق من المساحة الجديدة ومدى نجاح عملية النقل بمراجعة القوائم التي أعددتها. قد يبدو المكان الجديد مختلفا جدا حتى لو حاولت تنظيمه وضبط الأثاث فيه بشكل كامل. في هذه المرحلة يمكن إعادة تأثيث بعض المناطق لتناسب احتياجات الموظفين ومهامّهم.